Cómo administrar el tiempo y no morir en el intento

¿Cuándo fue la última vez que postergó una actividad por falta de tiempo? Le tengo una pregunta: ¿Honestamente no tuvo tiempo, o sí lo tuvo, pero lo administró mal y terminó haciendo algo que al final no era importante? 

Normalmente los seres humanos nos quejamos de que no nos alcanza el tiempo para realizar todas las tareas que tenemos en el día.

La pregunta obligada: ¿24 horas son suficientes?  Depende. ¿De qué? De cómo administre usted esas 24 horas.    

El tiempo es el tesoro más valioso que tenemos los seres humanos, de eso no hay duda, y a la hora de hacer negocios se convierte en un intangible determinante que marca la diferencia.  

Durante varios años me propuse encontrar una ruta que me permitiera optimizar mis días y poder llegar al final de la jornada con un mayor número de tareas ejecutadas vs tareas planeadas.     

Planeación

Desde mi experiencia, existe una acción que es directamente proporcional a la correcta gestión del tiempo, y es la planeación del día. Esa planeación la debe hacer el día anterior. Es decir, sus días no comienzan hoy, sus días empezaron ayer.  

Es muy distinto levantarse con la agenda clara en la cabeza a despertarse a construir esa agenda. Un consejo: escriba sus tareas.  No importa si las escribe en papel, en computador, en un tablero, o donde sea, pero escríbalas. Escribirlas permite algo maravilloso y es al final del día chulear qué se hizo y qué no se hizo.   

Importante vs urgente

Clasifique sus actividades en importantes y urgentes. Como dice Víctor Kuppers -holandés, precursor de la sicología positiva- no es lo mismo hacer muchas cosas en el día, que hacer cosas importantes. En este punto debe tomar decisiones correctas, y el criterio del que hablamos en otra columna, le van a ayudar mucho para decidir qué tareas debe priorizar. Ojo, tenga en cuenta que algunas tareas requieren más tiempo para su ejecución, y que otras no dependen totalmente de usted. Valide eso y no se complique, sea práctico. Recuerde que la perfección no existe.  

¿Multitasking?

A la hora de ejecutar las tareas usted tiene dos alternativas. Desarrollar varias de forma simultánea, o focalizarse en una sola, y no comprometerse con otro objetivo hasta desarrollar la tarea elegida. En mi caso, prefiero el foco, porque al final el avance se nota mucho. Se los recomiendo.  

¿Qué le quita tiempo?

Identifique las acciones o personas que le roban su tiempo. La más común, es mirar el celular, incluso se convierte en la primera sagrada acción del día.

No está mal mirarlo para leer un mensaje, revisar un correo o enterarse de una noticia, pero mirarlo cada minuto, a veces sin saber por qué, eso sí le quita tiempo. WhatsApp es una herramienta valiosa, pero hay que darle manejo.  En un día se envían 100 mil millones de mensajes en el mundo. Piense algo: ¿Cuántos de esos envía y recibe usted? y ¿Cuántos le están quitan tiempo?

Según un estudio de Global Web Index, se calcula que el tiempo acumulado que una persona pasa frente a su celular en redes sociales y WhatsApp es de 4 horas diarias. Eso significa 28 horas a la semana, 112 al mes. Haga cuentas: casi 5 días completos.

‘Reunionitis´

Si usted es amante de las reuniones, o si por su trabajo le toca asistir a muchas. Hágase un regalo especial: promueva reuniones cortas, que tengan máximo 3 objetivos. Y que esos objetivos los tengan súper claros las personas que participan con la reunión, y lo más importante que se comprometan con ellos. De lo contrario, fijo se tienen que volver a reunir. 

Te lo agradezco, pero no

Aprenda a decir no. Si usted tiene un corazón muy grande, y le cuesta decir no, prepárese porque no le va a rendir el tiempo. No se trata de no ser servicial, se trata de ser consciente de con qué me puedo comprometer y qué sencillamente está fuera de mi alcance, o qué influye de manera directa en frenar mis actividades. Hay una clave para decir no y quedar como un príncipe: diga por qué no puede hacer lo que le están pidiendo, y recomiende quién le podría ayudar. No me crea a mí. Haga usted mismo la prueba. Dicen que el tiempo es oro con que se teje la vida. ¡Aprovéchelo! Aprovéchelo muy bien, porque el tiempo perdido no se recupera nunca. Recuerde que cinco minutos bastan para soñar toda una vida – o planear un gran negocio- Cuiden los minutos, que las horas se cuidan solas.

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